Privacy Beleid

Dit privacy beleid is van toepassing op de diensten van Vanderhaegen-Eeckhaut BV, met commerciële naam Vanderhaegen Potatoes, met maatschappelijke zetel te 9667 Horebeke, Dorpsstraat 3, met ondernemingsnummer BE 0454.120.940 met vast vertegenwoordiger de heer Karl D’Haene en mevrouw Ingrid Eeckhaut.

Door gebruik te maken van de dienstverlening van Vanderhaegen Potatoes geeft u aan kennis genomen te hebben van dit privacy beleid en aanvaardt u bijgevolg de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens, op de wijze zoals hier beschreven. Dit privacy beleid omschrijft de werking van de diensten geleverd door Vanderhaegen Potatoes, meer bepaald hoe Vanderhaegen Potatoes gegevens verzamelt, gebruikt, beschermt en deelt.

De persoonlijke gegevens die u ons verstrekt zullen wij enkel gebruiken voor de diensten of doeleinden waarvoor u uw toestemming heeft gegeven. Vanderhaegen Potatoes leeft de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens na, evenals de Belgische Kaderwet dd. 30 juli 2018.  Voor de uitvoering van haar dienstverlening is Vanderhaegen Potatoes de verwerkingsverantwoordelijke.

Onder persoonlijke gegevens verstaan wij alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de betrokkene).  Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd.

Wij verzamelen persoonsgegevens via verschillende kanalen:

2.1. Informatie die wij rechtstreeks van de betrokkene ontvangen via contact name met Vanderhaegen Potatoes via e-mail, telefoon, via onze website of contactformulier, via een bezoek aan ons kantoor of via de software.

Dit betreft volgende informatie:

• (Elektronische) identificatiegegevens: naam, voornaam
• (Elektronische) contactgegevens: e-mailadres, adres
• Financiële gegevens
• De onderneming voor wie u mogelijk een aanvraag indient
• Uw voorkeurstaal voor de communicatie die u met ons voert

Wij zullen uw gegevens opslaan in onze database met het oog op een eventuele samenwerking, tewerkstelling of dienstverlening.

Het is mogelijk dat wij soms bijkomende informatie vragen.  Desgevallend zal deze informatie steeds beperkt zijn en in verhouding staan tot wat strikt noodzakelijk is voor de gevraagde dienstverlening.

2.2. Informatie die we verzamelen via cookies

Wanneer u onze website bezoekt, verzamelen wij gegevens zoals uw IP-adres, de pagina’s die u bezoekt op onze website, uw voorkeurstaal, etc.).  Deze informatie verzamelen wij via het gebruik van cookies.  Gelieve ons cookiebeleid op de website door te nemen zodat u op de hoogte bent welke cookies wij gebruiken, en hoe u deze kan aanvaarden, uw voorkeur instellen of weigeren.

Vanderhaegen Potatoes verzamelt en verwerkt persoonlijke gegevens ter volbrenging van onderstaande doeleinden. Uw gegevens worden niet gebruikt voor andere doeleinden zonder u hiervan op voorhand op de hoogte te brengen en, indien nodig, uw toestemming hiervoor te vragen.

3.1. Om u informatie te verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten van Vanderhaegen Potatoes en om deze beter af te stemmen op uw noden en wensen.

3.2. Om een zakelijke en/of arbeid gerelateerde relatie met u of uw onderneming aan te gaan en om de overeenkomst die u met ons sluit op een correcte manier te kunnen naleven

3.3. Om een arbeidsgerelateerde relatie met u aan te gaan.

3.4. Om u uit te nodigen voor evenementen

3.5. Om onze wettelijke verplichtingen (waaronder boekhoudkundige verwerking, fiscale verplichtingen en verplichtingen in het kader van gerechtelijke bevelen of andere dwingende wet- en regelgeving) na te leven.

Vanderhaegen Potatoes baseert zich op verschillende rechtsgronden voor het verwerken van uw gegevens.

Vanderhaegen Potatoes verwerkt uw persoonsgegevens na ondertekening van een overeenkomst, offerte, orderbevestiging of bestelbon, met het oog op het voorbereiden of uitvoeren van de dienstverlening.

Vanderhaegen Potatoes kan ook uw expliciete toestemming vragen voor het verwerken van uw gegevens. 

Daarnaast is het mogelijk dat Vanderhaegen Potatoes zich in bepaalde omstandigheden beroept op de wettelijke verplichting (bijvoorbeeld in het kader van de facturatie) of op het gerechtvaardigd belang (in het kader van klantenbeheer).

Indien u niet wil dat uw persoonsgegevens in dit kader worden verwerkt, is het voor ons niet mogelijk om de dienstverlening (ten volle) aan te gaan of uit te voeren.

Vanderhaegen Potatoes kan uw persoonsgegevens enkel aan derden overmaken indien dit noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de uitvoering van de dienstverlening. 

Indien Vanderhaegen Potatoes uw persoonsgegevens doorgeeft aan derden, wordt met deze derden een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin o.m. wordt vastgelegd dat uw persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld en op een veilige manier worden verwerkt.

De confidentialiteit van uw gegevens is belangrijk voor ons, wij wisselen persoonsgegevens enkel uit via maximaal beveiligde elektronische weg. Uw gegevens zullen nooit verhandeld, verkocht, verhuurd of doorgegeven worden aan derden, niet-verwerkers indien hiertoe geen wettelijke verplichting bestaat.

Onze website kan linken naar andere websites of diensten van derden bevatten. Deze linken worden uitsluitend ter informatie voor onze bezoekers aangeboden. Wij hebben geen controle over de inhoud of het privacybeleid van deze externe websites en diensten, en wij aanvaarden geen verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor enige schade of verlies veroorzaakt door of in verband met het gebruik van deze links.

Het feit dat wij linken naar deze externe websites en diensten aanbieden, impliceert niet dat wij hun inhoud of hun praktijken met betrekking tot gegevensbescherming onderschrijven of verantwoordelijk zijn voor de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) door deze derden. Wij raden u aan het privacybeleid van elke website die u bezoekt zorgvuldig door te lezen voordat u persoonlijke gegevens verstrekt.

De persoonsgegevens worden door Vanderhaegen Potatoes bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de contractuele relatie tussen Vanderhaegen Potatoes en de klant.  Hierbij wordt rekening gehouden met de relevante wet- en regelgevende vereisten inzake het bijhouden van gegevens.

Wij kunnen ze ook bewaren om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, te reageren op vragen en om eventuele geschillen op te lossen, om te voldoen aan onze legitieme belangen en om onze rechten te handhaven.

Hieronder vindt u een overzicht van de bewaartermijnen die wij hanteren:

7.1. Klantengegevens

Persoonsgegevens van klanten, contactpersonen en prospecten worden bewaard gedurende de duurtijd van de contractuele relatie en tot maximaal 10 jaar na het einde van de samenwerking, onder meer om te voldoen aan boekhoudkundige, fiscale en contractuele verplichtingen en om eventuele aansprakelijkheidsvorderingen te kunnen behandelen.

Gegevens van prospecten waarmee geen overeenkomst tot stand komt, worden in principe bewaard tot maximaal 3 jaar na het laatste betekenisvolle contact, tenzij de betrokkene eerder bezwaar maakt tegen de verwerking of de gegevens niet langer relevant blijken voor commerciële opvolging.

7.2. Leveranciersgegevens

Persoonsgegevens van leveranciers, dienstverleners en zakelijke partners worden bewaard gedurende de samenwerking en tot maximaal 10 jaar na het einde daarvan, onder meer voor administratieve, fiscale, boekhoudkundige en contractuele doeleinden.

7.3. Facturatie- en boekhoudkundige gegevens

Facturen, boekhoudkundige documenten en ondersteunende bewijsstukken worden bewaard gedurende 10 jaar, overeenkomstig de toepasselijke Belgische boekhoudkundige en fiscale wetgeving.

7.4. Sollicitatiegegevens

Persoonsgegevens van sollicitanten worden bewaard gedurende de duur van de selectieprocedure.

Indien een sollicitant niet wordt aangeworven, worden de gegevens in principe uiterlijk 12 maanden na het einde van de selectieprocedure verwijderd, tenzij:

• de sollicitant toestemming geeft om de gegevens langer in een wervingsreserve op te nemen; of
• een langere bewaring noodzakelijk is in het kader van een mogelijke aansprakelijkheidsvordering.

Met toestemming kunnen sollicitatiegegevens maximaal 2 jaar worden bijgehouden voor toekomstige vacatures.

7.5. Personeelsdossiers

Persoonsgegevens van werknemers, interimkrachten, jobstudenten, stagiairs en andere medewerkers worden verwerkt en bewaard in overeenstemming met de toepasselijke sociale, arbeidsrechtelijke, fiscale en administratieve verplichtingen.

Persoonsgegevens in personeelsdossiers worden bewaard gedurende de duurtijd van de arbeidsrelatie en vervolgens zolang noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke, fiscale, sociale en arbeidsrechtelijke verplichtingen en om eventuele juridische vorderingen te kunnen behandelen. Afhankelijk van het type document bedraagt de bewaartermijn in principe tussen 5 en 10 jaar na het einde van de arbeidsrelatie.

Bepaalde documenten kunnen langer worden bewaard indien dit wettelijk vereist of gerechtvaardigd is, bijvoorbeeld in het kader van:

• pensioenrechten;
• arbeidsongevallen of beroepsziekten;
• lopende geschillen of gerechtelijke procedures;
• inspecties of onderzoeken door bevoegde autoriteiten.

7.6. Camerabeelden

Indien camerabewaking wordt gebruikt, worden camerabeelden in principe niet langer dan 1 maand bewaard, overeenkomstig de toepasselijke camerawetgeving. Deze beelden kunnen langer worden bewaard indien zij noodzakelijk zijn voor het bewijs van een misdrijf of schade, of voor de identificatie van een dader, ordeverstoorder, getuige of slachtoffer.

7.7. Nieuwsbrieven en marketing

Persoonsgegevens die worden verwerkt voor nieuwsbrieven, direct marketing of commerciële communicatie worden bewaard zolang de betrokkene ingeschreven blijft of geen bezwaar maakt tegen de verwerking. De gegevens worden periodiek geëvalueerd en verwijderd wanneer zij niet langer actueel of relevant blijken, bijvoorbeeld bij langdurige inactiviteit.

7.8. Website- en cookiegegevens

Gegevens die worden verzameld via de website, cookies of gelijkaardige technologieën worden bewaard overeenkomstig de toepasselijke cookie-instellingen en wettelijke verplichtingen. Meer informatie hierover is opgenomen in het cookiebeleid.

7.9. Juridische dossiers en geschillen

Persoonsgegevens die relevant zijn in het kader van geschillen, aansprakelijkheid, compliance, audits, onderzoeken of juridische procedures kunnen worden bewaard gedurende de toepasselijke verjaringstermijnen en zolang noodzakelijk is voor de verdediging van onze rechten en belangen.

In de meeste gevallen geldt hiervoor een bewaartermijn van maximaal 10 jaar na afsluiting van het dossier of het einde van de contractuele relatie.

7.10. Contactaanvragen

Persoonsgegevens die worden verstrekt via contactformulieren, e-mailverkeer of andere communicatiekanalen worden bewaard zolang noodzakelijk voor de behandeling en opvolging van de aanvraag en in principe maximaal 3 jaar na de laatste relevante communicatie, tenzij een contractuele relatie ontstaat of een langere bewaartermijn wettelijk vereist of gerechtvaardigd is.

7.11. Verwijdering en anonimisering

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij:

• verdere bewaring wettelijk verplicht is;
• de bewaring noodzakelijk blijft in het kader van een geschil of procedure; of
• er een andere rechtsgrond bestaat voor verdere verwerking.

Vanderhaegen Potatoes heeft inzake veiligheid passende technische en organisatorische maatregelen genomen, teneinde de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens verzameld in de mate van het mogelijke te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

Vanderhaegen Potatoes besteedt in dit kader bijzondere aandacht aan de beveiliging van de computersystemen waarbij onder andere gebruik wordt gemaakt van een streng wachtwoordmanagement.

Wij eisen dat al onze dienstverleners passende maatregelen hebben genomen om de veiligheid van uw informatie te handhaven.  In geen geval kan Vanderhaegen Potatoes aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van uw persoonsgegevens.

De veiligheids- en beheerprocedures worden op regelmatige basis herbekeken in overeenstemming met de nieuwste technologische ontwikkelingen. Vanderhaegen Potatoes slaat uw persoonlijke gegevens op in haar databank op een beveiligde server. De toegang tot de databank is slechts mogelijk door bevoegde personen, die zich bezighouden met de verwerking van de gegevens.

U hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, en uw hieronder opgesomde rechten uit te oefenen.

9.1 Recht van inzage, verbetering en beperking

U bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan  Vanderhaegen Potatoes.  Daarnaast heeft u steeds het recht om Vanderhaegen Potatoes te verzoeken uw persoonsgegevens in te kijken, te verbeteren, aan te vullen of te beperken.

9.2. Recht op verwijdering

U heeft het recht ons te vragen om uw persoonlijke gegevens te verwijderen uit onze databank.  Dit recht kan echter beperkt worden omwille van wettelijke verplichtingen.   U erkent dat bij weigering van mededeling of verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens, bepaalde diensten mogelijks niet leverbaar zijn.

9.3. Recht van verzet

U beschikt over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen. Daarnaast hebt u steeds het recht om u te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing.

9.4 Recht van vrije gegevensoverdracht (data portabiliteit)

U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door u verstrekt zijn aan Vanderhaegen Potatoes in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te laten dragen. 

9.5. Recht van intrekking van de toestemming

Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken.  U heeft het recht uw toestemming in te trekken voor het verder gebruik van uw persoonlijke gegevens.  Na validatie van uw aanvraag, zullen uw persoonlijke gegevens uit de databank van Vanderhaegen Potatoes verwijderd worden.

9.6. Uitoefening van uw rechten

U kan uw rechten uitoefenen door Vanderhaegen Potatoes BV te contacteren, hetzij per e-mail via info@vanderhaegenpotatoes.be hetzij per post naar Vanderhaegen Potatoes BV, Dorpsstraat 3, 9667 Horebeke.

Bij dergelijk verzoek wordt u mogelijk verzocht om een kopie van een identificatiebewijs toe te voegen.  Een aanvraag kan geweigerd worden indien zij onredelijk repetitief of systematisch is.

9.7. Automatische beslissingen en profiling

De verwerking van uw persoonsgegevens omvat geen profiling en zal door Vanderhaegen Potatoes evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

9.8. Recht om klacht in te dienen

U beschikt over het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail:  contact@apd-gba.be

Wij behouden ons het recht voor om dit privacy beleid indien nodig te updaten.

Eventuele wijzigingen zullen aan de gebruikers worden gecommuniceerd.

Laatst bijgewerkte versie: 10/04/2026